Al igual que el fénix de la mitología griega que surge de las cenizas de su predecesor, los programas de análisis de causa raíz han estado experimentando transformaciones similares recientemente.
Durante la recesión, muchos Programas de ACR previamente sólidos entraron en combustión lenta y un buen número finalmente colapsó por completo. La falta de recursos, la falta de apoyo y la falta de dirección fueron los culpables, no es una sorpresa.
Afortunadamente, esta tendencia comenzó a revertirse hace aproximadamente un año. ¿Qué cambió? En mi observación, un importante impulsor fue que los impactos del incidente se estaban volviendo tan grandes que más problemas comenzaron a aparecer en el C-suite. La picadura fue especialmente conmovedora porque las causas eran cada vez más simples, no más complejas, como muchos pensarían. El impacto de la pérdida se había multiplicado por diez después de todos los recortes y la reducción de costos de la recesión. Los fuegos de pincel que previamente fueron eliminados rápidamente no fueron atendidos. Se convirtieron en incendios forestales. El dolor y la pérdida de ganancias que las compañías estaban experimentando (y tolerando) era increíble, especialmente a la luz del hecho de que unos pocos años antes esto había sido completamente inaceptable. Sin embargo, parece que el "Punto de inflexión" de Malcolm Gladwell se alcanzó en 2015. Las organizaciones lo habían visto y tolerado lo suficiente y comenzaron a hacer preguntas como:
• "¿Por qué estamos teniendo tantos incidentes importantes?"
• "¿Qué pasó con nuestro Programa de ACR?", Y
• "¿Quién está a cargo del ACR en el negocio en estos días?"
Lo que escucharon en respuesta fueron los grillos, principalmente.
Muchas organizaciones ahora están restableciendo sus Programas de ACR. Desafortunadamente, muchos tienen que empezar desde cero porque todos los programas, junto con sus facilitadores, se incendiaron. Además del desafío, quedan pocas personas con experiencia en ACR para ayudar a reconstruir al campeón del programa. A menudo, el campeón del programa también es nuevo para ACR.
Si usted es el capitán de ese barco, aquí hay algunas recomendaciones para ayudarlo a comenzar su Programa de ACR:
Identifique a sus Facilitadores clave/líderes y pídales que formen un pequeño equipo para evaluar los métodos de ACR (si aún no tiene un estándar). Seleccione un método y estandarícelo.
Desarrollar criterios de umbral (si desea crear una plantilla PPT de una página, envíeme un correo electrónico). Deje en claro a su equipo cuando necesiten aplicar el ACR. Esto también establece la proposición de valor para ACR
Averigüe dónde va a almacenar los datos del ACR. Esto puede no parecer un gran problema, pero es muy importante y será una de las primeras preguntas que todos sus facilitadores desearán que respondan. Más sobre esto a continuación.
Proporcione la capacitación y las herramientas necesarias para aquellos que son nuevos en ACR y que estarán facilitando.
Por supuesto, hay otras cosas que deberías estar haciendo, y esas deben completarse finalmente, pero este debería ser tu enfoque inicial. Envíe un correo electrónico si desea recibir la guía de desarrollo de programas de ACR de 14 páginas. A medida que desarrolle sus planes, siempre estamos dispuestos a compartir nuestros pensamientos y sugerencias sobre un plan personalizado para optimizar la efectividad sin salirse del presupuesto.
Un par de pensamientos para consideración para su programa:
Método: 5-Whys & Fishbone son las animadoras de la clase; se ven bien ahora, pero no envejecerán bien. Dicho esto, si está bajo restricciones presupuestarias extremas, cualquiera de estos lo hará funcionar sin ningún costo, sin embargo, rápidamente encontrará sus limitaciones. Tampoco son realmente metodologías y tampoco son muy precisas. Ambos son muy susceptibles a los prejuicios individuales, lo que permite al facilitador alcanzar un resultado predeterminado sin muchos problemas. Espere mucho 'entrenamiento', 'volver a comunicarse ...' y 'refuerce la necesidad de ...' como soluciones. Creo que hablo en nombre de todos los proveedores de ACR cuando digo que si elige alguno de los métodos de ACR estructurados y los aplica consistentemente, obtendrá mejores resultados que 5-Whys o Espina de pescado. Su recuperación de la inversión excederá la inversión de capacitación/software en la primer o segundo ACR que aborde. En mi experiencia, 5-Whys y Espina de pescado pierden alrededor de 2/3 de las causas que necesitan ser expuestas. Cuando se pierden las causas, los problemas vuelven y se gasta más en soluciones y reelaboración de lo necesario.
Almacenamiento de datos: si bien puede no ser evidente de inmediato, una gran razón por la que los Programas de ACR se derrumbaron en la recesión es porque no existe un "sistema" subyacente que sirva como aglutinante mientras ocurría toda la agitación. Una aplicación Enterprise de ACR establece la coherencia necesaria cuando la rotación es pesada. Exige coherencia tanto en los informes/datos generados como en los procesos de trabajo que los facilitadores deben seguir desde el comienzo del ACR hasta el cierre. Las personas entran y salen, pero los sistemas permanecen. Cuando faltan sistemas, su programa es totalmente 'dependiente de las personas' dejándolo expuesto a la variación, y/o colapso completo cuando el campeón avanza. Si hay una lección que la recesión dejó en claro, fue que sin un sistema subyacente que sirva como el punto de referencia estable para el Programa de ACR, como una aplicación de ACR empresarial, su programa corre un alto riesgo de desmoronarse. Esto no sucedió solo con ACR; sucedió con muchos otros sistemas también. Punto secundario: con respecto a los datos, si permite que los ACR se almacenen únicamente como Excel, Word o PDF, ¿cómo van a recuperar, clasificar y usar esta información en el futuro? Los datos deben estructurarse y almacenarse en un sistema para que se convierta en conocimiento accesible y utilizable para los demás. Si desea que las personas aprovechen las lecciones aprendidas, debe proporcionarles un sistema que permita una fácil recuperación por ubicación, tipo de incidente, palabras clave, etc. Las personas no tienen tiempo para buscar archivos de Excel individuales en busca de nuggets. Ellos simplemente no lo harán.
Software: A lo largo de los años, he visto la diferencia que hace el software de ACR. Hace 25 años, cuando comencé con ACR, las personas dibujaban gráficos de causas y efectos a mano. En promedio, menos de 10 causas hicieron el cuadro. Luego, ingrese Visio y las herramientas de Microsoft hacia el año 2000. Gran mejora por el momento. Los gráficos crecieron a 10-15 causas. Entonces, el software de gráficos de ACR de buena fe entró en escena. Dibujó las cajas y líneas para usted y cosas arregladas automáticamente. A pesar de que fue una gran mejora, la visualización de gráficos y la producción aún eran torpes, en el mejor de los casos, pero los gráficos crecieron a alrededor de 20 causas. Hoy en día, un buen software de ACR que optimiza el espacio en blanco de los gráficos, proporciona una construcción ágil del gráfico y es fácil de usar ha llevado a los gráficos de causas y efectos promedio a cerca de 30 causas. Correcto o incorrecto, las personas generalmente solo dedican una cantidad de tiempo fijada al ACR, no tiene acceso abierto. Si tienen que dedicar más tiempo a dibujar cajas, pasan menos tiempo pensando en las causas y terminan con gráficos más pequeños. Entonces, ¿cuál es el problema de tener gráficos más grandes? Sencillo. Más causas significa más soluciones para elegir, lo que significa que habrá soluciones más rápidas, económicas y fáciles disponibles para la selección. Esto ha llevado el ROI del ACR a niveles muy altos, hasta un 5.000% en muchos casos. También mejoró drásticamente la calidad del ACR en comparación con hace 25 años.
Facilitadores: Sus facilitadores hacen una gran diferencia en los resultados que ve. Soy de la vieja escuela (y mis compañeros de trabajo a menudo me lo recuerdan. Creo que soy una de las 39 personas restantes en el planeta que no tiene una cuenta de Facebook). Sin embargo, este chico viejo tiene una información privilegiada que puede sorprenderte: al elegir tus facilitadores, busca a los Millennials. Los Millennials, en general, hacen un gran trabajo facilitando y generalmente hacen un gran trabajo ejecutando el software y construyendo gráficos de causa y efecto. Los Millennials han descifrado el software de ACR incluso antes de que se lo presente en clase. Por lo tanto, aunque es posible que sus Millennials aún no tengan la experiencia o el conocimiento de todos sus procesos, toque algunos para facilitadores y definitivamente incluya uno en cada RCA. Construyen gráficos precisos de causa y efecto más rápido que cualquier grupo que he visto. En el equipo, están ayudando a crear una tabla precisa rápidamente, al tiempo que adquieren nuevos conocimientos sobre los procesos y sistemas. También construyen nuevas relaciones con los demás en la organización, que es muy importante para el éxito a largo plazo del individuo y la organización. Advertencia: si le pide a un Millennial que cree un cuadro con una herramienta de Microsoft, espere que lo miren como si le hubieran salido un cuerno de la cabeza. Me guste o no, esperan un software y capacitación de alto rendimiento. La buena noticia es que los usan de inmediato y obtienes el beneficio de inmediato. Es dinero bien gastado.
Si se le acusa de utilizar el fénix de ACR, no dude en comunicarse con cualquiera de las oficinas de Sologic en todo el mundo para obtener ideas, asistencia y soluciones adicionales. ¡Buena suerte!