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Este artículo fue publicado originalmente en el sitio web de la Federación Internacional de Contadores. Lee el articulo

por Brian Hughes, vicepresidente sénior de Sologic

Los mercados de capital eficientes se basan en la confianza y la confianza se basa en la verificación. Los inversores confían en los estados financieros publicados de las compañías en las que invierten porque confían en las auditorías que verifican la exactitud de dichas declaraciones. Por lo tanto, cuando se descubren deficiencias en la calidad de la auditoría, se requiere un análisis riguroso y exhaustivo para comprender cómo y por qué se produjo el colapso, y cómo garantizar que no vuelva a suceder. El análisis de causa raíz es el medio por el cual se logra esto y, por lo tanto, es un componente crucial de cualquier programa de aseguramiento de la calidad de la auditoría.

El análisis de causa raíz puede ser un concepto nuevo para muchos en la comunidad de auditoría. Esta guía paso a paso proporciona una forma de ponerse rápidamente al día.

Se inicia un análisis de causa raíz al descubrir un problema de calidad de auditoría significativo. Si el problema es "significativo" o no, se puede basar en un conjunto definido de criterios de umbral, teniendo en cuenta que cada empresa probablemente tendrá umbrales diferentes. El siguiente árbol de decisión proporciona un ejemplo conceptual:

El proceso de análisis de causa raíz tiene cinco pasos:

Reúna y administre evidencia

Un análisis de causa raíz debe basarse en la evidencia. Busque evidencia en las siguientes áreas:
  • Gente: ¿Quién estuvo involucrado, qué roles jugaron y quién más conoce el evento? Determine quién debe ser entrevistado y quién debe estar en el equipo de investigación. Elija a las personas directamente involucradas para participar como miembros del equipo: ellos saben más sobre el evento. Sin embargo, asegúrese de no incluir a nadie con un conflicto de intereses no resuelto.
  • Procedimientos y documentación: los procedimientos rigen las acciones de las personas y, por lo tanto, son una fuente importante de información. ¿Qué procedimientos estuvieron involucrados? ¿Eran formales o informales? ¿Se siguieron los procedimientos? ¿Fueron precisos y completos?
  • Sistemas: ¿qué sistemas estaban involucrados? ¿Cuál fue su propósito y qué papel jugaron en el evento?
  • Medio ambiente: ¿Cuál fue el ambiente de trabajo durante la auditoría? ¿Hubo presión de horario? ¿Fue el cliente colaborativo? ¿Hubo cohesión en el equipo de auditoría? ¿Se sintió el equipo apoyado en cada paso?

Escribe el enunciado del problema

Una declaración de problema es un documento de una página que describe el problema que se está investigando, cuándo y dónde ocurrió el problema y el impacto del problema. Documente los impactos actuales y potenciales. Además, asegúrese de documentar los impactos cualitativos y cuantitativos. Por ejemplo, una impresión negativa de la capacidad de la empresa para producir un producto de calidad es un impacto cualitativo. Pero la pérdida de un cliente o un gasto adicional no planificado representan impactos financieros cuantitativos. Ambos tipos deben estar documentados.

Analiza Causa y Efecto

Un análisis de causa y efecto construye un modelo de cómo ocurrió el problema. Comienza con el punto focal, que se documentó en el Enunciado del Problema, y ​​lo deconstruye en sus causas anteriores. Creamos un gráfico de causa y efecto del problema para ayudar a documentar visualmente las causas y sus relaciones. La manera más fácil de crear el gráfico de causa y efecto es haciendo dos preguntas:
  1. ¿Qué causó el efecto?
  2. Cada vez que ocurre esa causa, ¿siempre dará como resultado el efecto?
El proceso funciona así:

Estos pasos son un buen comienzo, pero a continuación se necesita una pregunta de seguimiento para agregar claridad adicional y detalles. ¿Es cierto que cada vez que se realiza una auditoría, carece de suficiente evidencia de respaldo? No, por supuesto que no, la empresa no estaría en el negocio por mucho tiempo si ese fuera el caso. La auditoría tuvo que ser entregada y la evidencia de respaldo no debe haber cumplido con el estándar mínimo. La clave para construir un análisis preciso de causa y efecto es reconocer que los efectos son generalmente el resultado de múltiples causas. Una buena manera de mostrar dos o más causas trabajando juntas es mediante el uso de un diagrama lógico.

Esto debería ayudar a que la causa y el efecto tengan más sentido. Cada una de estas causas fue necesaria para el problema. Y juntos, son suficientes para describir cómo ocurrió el problema.

Estas ramas son muy importantes para examinar las causas anteriores. ¿Por qué se entregó la auditoría? ¿Y por qué la auditoría no cumplió con el estándar de evidencia mínima? Así es como se ve el gráfico cuando se lo da algunos pasos más.

Los detalles adicionales aclaran la imagen. No se equivoque: el análisis anterior requiere trabajo adicional. Construir un gráfico de causa y efecto es un proceso iterativo. Pero una vez completa, la tabla representará un modelo del problema preciso y basado en la evidencia. El gráfico de causa y efecto es una herramienta esencial para identificar y organizar las causas y sus relaciones. Y el proceso de construcción del gráfico es el mismo, independientemente del tipo de problema. Incluso se puede usar para identificar las causas de los eventos con resultados positivos, lo que ayuda a replicar los resultados deseados.

Soluciones

Las soluciones reducen el riesgo controlando las causas. Cualquier causa es un candidato potencial para una solución, no solo aquellos al final de una rama de causa. De hecho, se desea un conjunto diverso de soluciones para minimizar el riesgo de recurrencia. Al igual que una cartera de inversión equilibrada, administramos el riesgo a través de la diversificación mediante la búsqueda de formas creativas de controlar múltiples causas.

Asegúrese de que las soluciones ofrecidas:
  • Sea efectivo. Las soluciones necesitan controlar la causa objetivo y romper la cadena causal.
  • Ser implementable No tiene sentido recomendar una solución que no se puede implementar.
  • Proporcione un retorno de la inversión positivo. ¿Existe un caso comercial sólido para implementar las soluciones propuestas en función del impacto del problema?
  • Las soluciones no deberían causar otros problemas. Considere cómo las soluciones propuestas podrían tener un impacto negativo en los demás. Anticipar posibles impactos negativos y ajustar en consecuencia.
Desafíe al equipo de investigación a identificar soluciones creativas que reduzcan el riesgo para todos los involucrados en futuros eventos similares.

Informes

Finalmente, informe los hallazgos en un formato consistente. Como mínimo, incluya el enunciado del problema, un resumen del evento (basado en el gráfico de causa y efecto), una lista de soluciones propuestas, una lista de los miembros del equipo y las tareas restantes. Asegúrese de asignar cada solución a una persona junto con una fecha de vencimiento. Plan de seguimiento para garantizar que las soluciones se completen y funcionen según lo previsto. Y asegúrese de compartir con otros que podrían beneficiarse del ACR.

Conclusiones

Los problemas de calidad de la auditoría son problemas importantes porque socavan la confianza. Estos problemas ofrecen oportunidades de aprendizaje valiosas que no deben pasarse por alto. Llevar a cabo un análisis de causa raíz es la mejor forma para que la organización aprenda y mejore. El análisis de causa raíz no es difícil. Con la formación adecuada, las herramientas y un poco de práctica, la competencia se puede lograr en un corto período de tiempo.

Brian Hughes es Vicepresidente Senior de Sologic, LLC. Trabaja con clientes para desarrollar e implementar Programas de ACR para toda la empresa. Brian también ha liderado importantes investigaciones de incidentes de origen, incluyendo explosiones, pérdida de contención primaria, contaminación de productos de consumo, fallas de componentes/sistemas críticos de la aeronave, problemas en el proceso de la cadena de suministro y problemas de optimización de inventario. El trabajo de Brian ha ayudado a los clientes a lograr ahorros sustanciales, así como mejoras significativas en seguridad, calidad, confiabilidad y eficiencia. Brian continúa investigando la aplicación de métodos de análisis causal para la resolución de problemas y la reducción de errores.