Muchos de nuestros clientes invierten mucho tiempo y dinero en el desarrollo de propuestas, tanto para el trabajo del sector público como del privado. Perder una apuesta obviamente puede ser devastador para los beneficios y la moral. Cuando se trata de la mayoría de las grandes inversiones, las empresas hacen todo lo posible para preservar su valor y rentabilidad. Sin embargo, cuando se trata de perder ofertas, las personas generalmente se apresuran a perseguir la próxima oportunidad de RFP. Ciertamente puede haber algún tipo de informe y compromiso para actuar sobre las lecciones aprendidas, pero a menudo gran parte de él se basa en conjeturas.
Un cliente de Sologic que participa en muchos procesos grandes de propuestas, compartió recientemente que su compañía planea comenzar a aplicar RCA a ofertas perdidas como lo harían con la mayoría de los otros problemas. Específicamente, él piensa que el análisis de causa raíz podría ser muy útil para comprender mejor las causas de perder ofertas, identificar enfoques que mejorarán las tasas de ganancia de propuesta, mitigar los riesgos involucrados con invertir tiempo y dinero en el desarrollo de propuestas y aumentar las recompensas resultantes . A continuación hay un resumen de sus puntos; también damos la bienvenida a sus ideas.
Analice las causas de las debilidades de la propuesta
Actualmente, algunas empresas se acercan al informe final posterior a la adjudicación del cliente como una actividad ad-hoc con toma de notas grupales y un correo electrónico a la alta gerencia. No hay un análisis en profundidad de las causas de las debilidades de propuestas citadas, que podrían exponer los problemas sistémicos. Desafortunadamente, exponer las causas también puede provocar una respuesta predecible de algunos altos directivos: "¿Gastamos la cantidad de dinero en nuestra propuesta, pero perdimos estas causas y soluciones?" Si los altos directivos reaccionan de esta manera, y buscan a alguien a quien culpar, podría tentar personas para evitar la exposición de las causas, pero eso no ayudará a mejorar las tasas de obtención de propuestas.
Desarrollar propuestas basadas en cómo los clientes evalúan el riesgo
Es crucial pensar en cómo los clientes y los posibles clientes recompensan y penalizan la gestión de riesgos en su RFP y en las pautas de evaluación de propuestas. Todos los clientes son reacios al riesgo, especialmente las agencias gubernamentales. De hecho, algunos contratos gubernamentales basados en el desempeño están diseñados para transferir el mayor riesgo posible al Contratista.
Por ejemplo, así es cómo el Departamento de Defensa evalúa el riesgo a medida que evalúa las propuestas:
Calificaciones de riesgo técnico
Bajo : tiene poco potencial para causar interrupciones en el cronograma, aumento en el costo o degradación del rendimiento. El esfuerzo normal del contratista y el monitoreo normal del gobierno probablemente superen cualquier dificultad.
Moderado : puede ocasionar la interrupción del cronograma, el aumento del costo o la degradación del rendimiento. El énfasis especial de los contratistas y el monitoreo gubernamental cercano probablemente superen las dificultades.
Alto : es probable que cause una interrupción significativa del cronograma, un costo mayor o una degradación del rendimiento. Es poco probable que supere cualquier dificultad, incluso con un énfasis especial del contratista y una estrecha supervisión del Gobierno.
Desde la perspectiva de la Junta de Evaluación Técnica (TEB) del cliente, la propuesta superior no solo explica quién, qué, cuándo, dónde y cómo. La propuesta superior identifica los riesgos en el enfoque técnico, destaca las opciones para evitar o mitigar los riesgos y corrobora las "fortalezas" calificadas.
Utilice RCA para realizar análisis de riesgo en soluciones propuestas
Típicamente, cuando los gerentes de proyecto desarrollan Registros de Riesgos para apoyar propuestas, se convierte en un ejercicio reactivo basado en opiniones, especulaciones y lógica defectuosa. Y se hace solo un par de días antes de la reunión de la Junta de Riesgos de la propuesta. Un gerente de proyecto no preparado recibe una paliza de la Junta de Riesgos, un edicto para aumentar la contingencia de costos debido a la falta de opciones de reparación que podrían abordar el riesgo. (Los registros de riesgos son una herramienta de gestión de riesgos comúnmente utilizada en la gestión de proyectos y evaluaciones de riesgos organizacionales, que actúan como un repositorio central para todos los riesgos identificados por el proyecto u organización. Para cada riesgo, incluye información como probabilidad de riesgo, impacto, medidas, propietario del riesgo, etc.)
Aquí hay una propuesta más atractiva para ayudar a los gerentes de proyectos a impresionar a la Junta de riesgos y disminuir la contingencia de costos: utilizar RCA para mejorar y corroborar los registros de riesgos. Esto es especialmente valioso en proyectos que involucran incertidumbre, como elementos de investigación y desarrollo o aprobaciones de organismos reguladores.
- Utilice los diagramas de causa y efecto para mapear los riesgos percibidos por el cliente
- Substanciados temas ganadores y discriminadores
- Destaque las opciones de prevención y mitigación de riesgos en el enfoque técnico
Utilice el análisis de causa raíz para aumentar las fortalezas de la propuesta, disminuir la contingencia de costos y aumentar la probabilidad de ganar
Capacite a los gerentes de proyecto y profesionales técnicos para implementar RCA (Cartografía de causa y efecto) en su próxima propuesta. Después del entrenamiento de análisis de causa raíz, estarán equipados para:
- Investigue cada riesgo significativo en el RFP y el Registro de Riesgos
- Exponer los riesgos perdidos por los competidores
- Identificar opciones de solución para evitar o mitigar el riesgo
- Resalte la gestión de riesgos en el enfoque técnico para aumentar las fortalezas clasificadas
- Justifique la contingencia de menor costo con un Registro de Riesgo defendible